Les projets portail fleurissent dans les PME et les grandes entreprises. Deuxième ou troisième génération d'intranet dans une grande majorité des cas, ces projets misent sur les progrès de la technologie pour résoudre les problèmes d'accès à une information hétérogène très souvent dispersée dans l'entreprise.

Si l'objectif de créer le « bureau virtuel » de l'utilisateur est désormais accessible, il nécessite néanmoins le respect de règles simples mais incontournables pour la réussite du projet :

1. Partez des besoins des utilisateurs et de la dimension opérationnelle attendue dans ce type d'application. Concevoir l'interface pour simplifier la vie des utilisateurs doit dépasser le cadre de la diffusion d'informations dans l'entreprise. Mettez-vous à la place de l'utilisateur pour concevoir l'interface. La logique « récepteur », plus efficace mais plus complexe à mettre en place, se heurte souvent à une logique « émetteurs » correspondant à la structure de l'organisation.

2. Identifiez les services qui créent réellement de la valeur ajoutée par rapport aux dispositifs antérieurs et valorisez les apports du portail ou de l'utilisation que vous allez en faire pour répondre aux besoins exprimés. C'est parfois l'optimisation de process très simples qui fait la différence.

3. Supprimez les fonctionnalités qui coûtent plus qu'elles ne rapportent. Le rapport mobilisation des ressources internes par rapport aux services proposés aux utilisateurs doit toujours être un guide pour définir le périmètre du projet et éliminer les fonctionnalités superflues.

4. Optez pour le multi-dimensionnel en associant les différents contenus relatifs à un individu dans l'organisation (l'organisation, son service, son métier, son niveau hiérarchique, lui...) et encouragez les flux d'informations descendants, ascendants et transversaux.

5. Eradiquez la concurrence sauvage des autres sources d'informations ou intégrez-les dans le dispositif. Les serveurs partagés sont les pires ennemis du portail dès qu'ils continuent à abriter des contenus ou services parallèles à ceux proposés dans le portail. Les habitudes, même mauvaise, se changent difficilement.

6. Mettez l'accent sur l'organisation et la communication dès la phase conception du projet. C'est la capacité à promouvoir le dispositif (Qui ? pourquoi ? comment ? vers où ?...) et organiser les responsabilités parmi ses acteurs du dispositif qui conditionne son succès... sur le long terme.

Par sa capacité à contextualiser des services complémentaires (contenus multimédia, applications, documents, outils collaboratifs) en rassemblant en un point une information référente et ciblée pour un utilisateur unique, le portail est une réelle source de valeur ajoutée. Encore faut-il répartir ses efforts sur les 3 dimensions du projet :

- L'aspect fonctionnel : une conception optimisée et le juste niveau de services (qui crée de la valeur sans être surdimensionné).

- Une plate-forme technique performante qui propose l'évolutivité du dispositif et sa montée en charge.

- Une réelle implication du management pour accompagner le déploiement du dispositif.